掃描信件時，​也留下背景資訊

先從一封信及其信封開始。史密森尼國家郵政博物館建議將兩者一起保存。建立數位資料組時，拍下信件的各頁，以及信封上有資訊的那一面，再把檔案放進同一個資料夾。不要強行攤開不易展開的紙張。

美國國家檔案暨文件署建議為數位檔案記錄人物、事件、地點與時間。在掃描檔旁建立簡短的文字筆記，寫下誰寄給誰、上面標示的地點或日期，以及原件存放位置。將筆記與影像分開，讓自己的說明與文件內容有所區別。

如果名字難以辨認或沒有日期，就直接註明。例如寫「寄件人不確定」，不要把猜測當成事實。如果親人提供了身分線索，也記下是誰提供的。這是編輯上的建議，目的是區分後來的解讀與紙上可見的內容。

試著像第一次看到資料的人一樣打開資料夾。能看出哪個信封屬於這封信，也找得到背景筆記嗎？開始下一組之前，先釐清不明確的配對。依照美國國家檔案暨文件署的建議，掃描後仍要保留紙本原件。掃描檔只是閱讀信件的另一種方式。