手紙の​スキャンに​背景情報も​残す

手紙一通とその封筒から始めましょう。スミソニアン国立郵便博物館は、両方を一緒に保管することを勧めています。デジタルの一組を作るには、手紙の各ページと情報のある封筒の面を撮影し、同じフォルダーに入れます。開きにくい紙を無理に広げないでください。

米国国立公文書記録管理局は、デジタルファイルに誰が、何を、どこで、いつという情報を記録することを勧めています。スキャンのそばに短いテキストメモを作り、誰から誰への手紙か、記載された場所や日付、原本の保管場所を書きます。説明と文書を区別できるよう、メモは画像と分けて保存しましょう。

名前が読みにくい場合や日付がない場合は、その旨を記します。推測を事実にするのではなく、例えば「差出人は不明確」と書きましょう。親族が人物を特定してくれたら、誰から聞いたかも残します。これは、後からの解釈と紙面に見える内容を分けるための編集上の提案です。

初めて見るつもりでフォルダーを開きましょう。どの封筒がその手紙のものか分かり、背景情報のメモを見つけられますか。次の一組に進む前に、対応が曖昧なものを整理します。米国国立公文書記録管理局の助言どおり、スキャン後も紙の原本を残しましょう。スキャンは手紙を読むための追加の手段です。