Gescannten Briefen ihren Kontext bewahren

Beginnen Sie mit einem Brief und seinem Umschlag. Das Smithsonian National Postal Museum empfiehlt, beides zusammen aufzubewahren. Erfassen Sie für die digitale Gruppe die Briefseiten und alle Umschlagseiten mit Informationen. Speichern Sie die Dateien im selben Ordner. Öffnen Sie Papier nicht mit Gewalt, wenn es sich dagegen sperrt.

Die US-Nationalarchive empfehlen, bei digitalen Dateien festzuhalten, wer, was, wo und wann. Legen Sie neben den Scans eine kurze Textnotiz ab: Wer schrieb an wen, welcher Ort oder welches Datum ist angegeben und wo liegen die Originale? Speichern Sie die Notiz getrennt von den Bildern, damit Ihre Erklärung vom Dokument unterscheidbar bleibt.

Ist ein Name schwer lesbar oder fehlt ein Datum, halten Sie das fest. Schreiben Sie etwa „Absender ungewiss“, statt eine Vermutung als Tatsache darzustellen. Identifiziert ein Familienmitglied eine Person, notieren Sie auch, von wem die Auskunft stammt. Dieser redaktionelle Vorschlag trennt spätere Deutungen vom sichtbaren Seiteninhalt.

Öffnen Sie den Ordner, als sähen Sie ihn zum ersten Mal. Ist erkennbar, welcher Umschlag zum Brief gehört, und finden Sie die Kontextnotiz? Klären Sie unklare Zuordnungen, bevor Sie die nächste Gruppe beginnen. Behalten Sie nach dem Scannen die Papieroriginale, wie die US-Nationalarchive empfehlen. Ein Scan ist eine zusätzliche Möglichkeit, den Brief zu lesen.