Đặt tên bản quét để dễ tìm lại

Hãy hình dung tháng sau bạn cần tìm bản quét này. Bạn sẽ gõ chủ đề khóa học, tên thiết bị hay sự kiện? Đưa gợi ý đó vào tên tệp. Với tài liệu giả định về lớp gốm, có thể dùng gom_men_ghi-chu.pdf thay cho scan_0042.pdf. Chọn những từ vẫn dễ hiểu ngay cả khi bạn đã quên buổi quét tài liệu.

Nếu ngày trên tài liệu quan trọng, hãy dùng một mẫu thống nhất như 20261012_gom_men_ghi-chu.pdf. Các chữ số ở đây là ngày 12 tháng 10 năm 2026 ghi trên tài liệu giả định, không phải ngày quét. Nếu không biết ngày, hãy bỏ qua thay vì đoán. Giữ nguyên phần mở rộng .pdf hoặc .jpg khi đổi tên; đổi tên không chuyển đổi định dạng tệp.

Với các trang lưu thành ảnh riêng, dùng cùng một phần tên và thêm số: gom_men_01.jpg, gom_men_02.jpg và gom_men_03.jpg. Tài liệu đã sửa có thể mang tên gom_men_ghi-chu_v02.pdf. Số trang và số phiên bản có ý nghĩa khác nhau. Mở tệp để kiểm tra thứ tự và nội dung trước khi thay thế bản cũ.

Đổi tên năm tệp liên quan trong trình quản lý tệp hoặc ứng dụng lưu trữ thường dùng, rồi đóng phần xem trước. Bạn có chọn đúng tài liệu chỉ dựa vào tên không? Nếu hai tên khó phân biệt, thêm chủ đề hoặc loại tài liệu. Ghi lại quy tắc trong một ghi chú ngắn ở thư mục để áp dụng cho nhóm tiếp theo. Không cần đổi tên toàn bộ kho tài liệu cùng lúc.