Giữ thông tin bối cảnh cùng thư đã quét

Bắt đầu với một lá thư và phong bì của nó. Bảo tàng Bưu chính Quốc gia Smithsonian khuyên nên lưu chúng cùng nhau. Với bộ tệp số, hãy chụp các trang thư và những mặt phong bì có thông tin, rồi đặt các tệp vào cùng một thư mục. Đừng cố mở giấy nếu giấy khó mở.

Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ khuyên ghi lại ai, việc gì, ở đâu và khi nào cùng các tệp số. Tạo ghi chú văn bản ngắn cạnh bản quét: ai viết cho ai, địa điểm hoặc ngày tháng được ghi trên thư và nơi cất bản gốc. Giữ ghi chú tách khỏi hình ảnh để phân biệt lời giải thích của bạn với tài liệu.

Nếu tên khó đọc hoặc không có ngày tháng, hãy ghi rõ. Ví dụ, viết “chưa rõ người gửi” thay vì biến phỏng đoán thành sự thật. Nếu người thân giúp xác định một người, hãy ghi lại ai đã cung cấp thông tin. Đây là gợi ý biên tập nhằm tách cách diễn giải về sau khỏi nội dung nhìn thấy trên trang.

Mở thư mục như thể bạn nhìn thấy nó lần đầu. Bạn có biết phong bì nào thuộc về lá thư và tìm được ghi chú bối cảnh không? Làm rõ những ghép nối chưa chắc chắn trước khi bắt đầu bộ tiếp theo. Giữ bản giấy gốc sau khi quét theo lời khuyên của Cơ quan Lưu trữ Quốc gia. Bản quét là một cách bổ sung để đọc thư.