Giữ bản quét gốc trước khi chỉnh sửa

Trước khi cắt hoặc thêm ghi chú, hãy lưu bản quét có toàn bộ trang. Mở tệp đã lưu và kiểm tra mép trang cùng chữ nhỏ. Ở đây, “bản quét gốc” là tệp ban đầu này, không phải tài liệu giấy hay lời đảm bảo rằng ứng dụng quét chưa thực hiện điều chỉnh nào.

Nhân bản tệp trước khi chỉnh sửa. Dùng hai thư mục có tên rõ ràng cho tệp ban đầu và bản sao làm việc, hoặc thêm ký hiệu phiên bản vào tên bản sao. Kiểm tra tệp đang mở trước khi lưu thay đổi. Đây là cách sắp xếp được đề xuất, không phải khẳng định về tính năng hoàn tác hay lịch sử phiên bản của ứng dụng nào.

Thử cắt hoặc ghi chú trên bản sao. Sau đó mở cạnh bản quét ban đầu: bạn có cắt mất ghi chú ở lề hoặc che chi tiết nào không? Nếu cần phiên bản khác, hãy quay lại tệp ban đầu đã lưu. Ghi ngắn gọn những chỉnh sửa đáng kể để có thể giải thích sự khác nhau giữa các phiên bản.

Bản sao làm việc phục vụ một mục đích cụ thể; bản quét ban đầu vẫn là tài liệu đối chiếu. Hãy giữ cả tài liệu giấy, như Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ khuyên sau khi số hóa. Trước khi tiếp tục, kiểm tra rằng bạn có thể tìm và mở cả hai phiên bản số mà không nhầm lẫn.