Taranan mektupların bağlamını da saklayın

Bir mektup ve onun zarfıyla başlayın. Smithsonian Ulusal Posta Müzesi bunların birlikte saklanmasını önerir. Dijital grup için mektubun sayfalarını ve zarfın bilgi içeren yüzlerini görüntüleyin, ardından dosyaları aynı klasöre koyun. Açılmaya direnç gösteren kâğıdı zorlamayın.

ABD Ulusal Arşivleri, dijital dosyalarla birlikte kim, ne, nerede ve ne zaman bilgilerinin kaydedilmesini önerir. Taramaların yanına kısa bir metin notu oluşturun: kimin kime yazdığı, belirtilen yer veya tarih ve asılların nerede saklandığı. Açıklamanızın belgeden ayırt edilebilmesi için notu görüntülerden ayrı tutun.

Bir isim zor okunuyorsa veya tarih yoksa bunu belirtin. Örneğin, bir tahmini gerçeğe dönüştürmek yerine “gönderen belirsiz” yazın. Bir akrabanız bir kişinin kimliğini belirtiyorsa bilgiyi kimin verdiğini kaydedin. Bu, sonradan yapılan yorumları sayfada görünenlerden ayırmaya yönelik bir editoryal öneridir.

Klasörü ilk kez görüyormuş gibi açın. Hangi zarfın mektuba ait olduğunu anlayıp bağlam notunu bulabiliyor musunuz? Başka bir gruba geçmeden önce belirsiz eşleşmeleri netleştirin. Ulusal Arşivlerin önerdiği gibi, tarama sonrasında kâğıt asılları saklayın. Tarama, mektubu incelemek için ek bir yoldur.