เก็บบริบทไว้คู่กับจดหมายที่สแกน

เริ่มจากจดหมายหนึ่งฉบับและซองของจดหมายนั้น พิพิธภัณฑ์ไปรษณีย์แห่งชาติสมิธโซเนียนแนะนำให้เก็บทั้งสองอย่างไว้ด้วยกัน สำหรับชุดดิจิทัล ให้ถ่ายหน้าจดหมายและด้านของซองที่มีข้อมูล แล้วเก็บไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน อย่าฝืนคลี่กระดาษที่คลี่ได้ยาก

หอจดหมายเหตุแห่งชาติสหรัฐฯ แนะนำให้บันทึกว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน และเมื่อใดไว้กับไฟล์ดิจิทัล สร้างบันทึกข้อความสั้น ๆ ไว้ข้างไฟล์สแกน ระบุว่าใครเขียนถึงใคร สถานที่หรือวันที่ที่ปรากฏ และเก็บต้นฉบับไว้ที่ไหน แยกบันทึกออกจากภาพเพื่อให้แยกคำอธิบายของคุณจากเอกสารได้

หากชื่ออ่านยากหรือไม่มีวันที่ ให้ระบุไว้ เช่น เขียนว่า “ยังไม่แน่ใจผู้ส่ง” แทนการทำให้ข้อสันนิษฐานกลายเป็นข้อเท็จจริง หากญาติช่วยระบุตัวบุคคล ให้บันทึกด้วยว่าใครเป็นผู้ให้ข้อมูล นี่เป็นข้อเสนอด้านการเรียบเรียงเพื่อแยกการตีความภายหลังออกจากสิ่งที่เห็นบนหน้ากระดาษ

เปิดโฟลเดอร์ราวกับเพิ่งเห็นเป็นครั้งแรก คุณบอกได้ไหมว่าซองใดเป็นของจดหมายฉบับนี้ และหาบันทึกบริบทพบหรือไม่ แก้ความไม่ชัดเจนในการจับคู่ก่อนเริ่มชุดต่อไป เก็บต้นฉบับกระดาษไว้หลังสแกนตามคำแนะนำของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ไฟล์สแกนเป็นอีกวิธีหนึ่งในการอ่านจดหมาย