เก็บไฟล์สแกนต้นฉบับก่อนแก้ไข

ก่อนครอบตัดหรือเพิ่มบันทึก ให้บันทึกภาพสแกนที่มีทั้งหน้า เปิดไฟล์ที่บันทึกแล้วตรวจขอบหน้าและตัวอักษรเล็ก ๆ ในที่นี้ “ไฟล์สแกนต้นฉบับ” หมายถึงไฟล์ตั้งต้นนี้ ไม่ใช่เอกสารกระดาษหรือคำรับรองว่าแอปสแกนไม่ได้ปรับภาพเลย

ทำสำเนาไฟล์ก่อนแก้ไข ใช้สองโฟลเดอร์ที่ตั้งชื่อชัดเจนเพื่อแยกไฟล์ตั้งต้นกับสำเนาสำหรับแก้ไข หรือเพิ่มตัวระบุเวอร์ชันในชื่อสำเนา ตรวจว่าเปิดไฟล์ใดอยู่ก่อนบันทึกการเปลี่ยนแปลง นี่คือวิธีจัดเก็บที่แนะนำ ไม่ใช่คำกล่าวอ้างเกี่ยวกับฟังก์ชันเลิกทำหรือประวัติเวอร์ชันของแอปใด

ลองครอบตัดหรือเพิ่มบันทึกในสำเนา แล้วเปิดเทียบกับไฟล์สแกนตั้งต้น คุณตัดบันทึกที่ขอบหน้าหรือบดบังรายละเอียดไปหรือไม่ หากต้องการอีกเวอร์ชัน ให้กลับไปใช้ไฟล์ตั้งต้นที่บันทึกไว้ จดการแก้ไขสำคัญสั้น ๆ เพื่ออธิบายความแตกต่างระหว่างเวอร์ชันได้

สำเนาสำหรับแก้ไขใช้ตามวัตถุประสงค์เฉพาะ ส่วนไฟล์สแกนตั้งต้นเก็บไว้อ้างอิง เก็บเอกสารกระดาษไว้ด้วยตามคำแนะนำของหอจดหมายเหตุแห่งชาติสหรัฐฯ หลังแปลงเป็นดิจิทัล ก่อนทำงานถัดไป ตรวจว่าคุณหาและเปิดทั้งสองเวอร์ชันดิจิทัลได้โดยไม่สับสน