Simpan konteks bersama hasil pindai surat

Mulailah dengan satu surat dan amplopnya. Smithsonian National Postal Museum menyarankan agar keduanya disimpan bersama. Untuk kelompok digital, ambil gambar halaman surat dan sisi amplop yang memuat informasi, lalu simpan berkasnya dalam folder yang sama. Jangan memaksa membuka kertas yang sulit dibuka.

Arsip Nasional Amerika Serikat menyarankan pencatatan siapa, apa, di mana, dan kapan bersama berkas digital. Buat catatan teks singkat di samping hasil pindai: siapa menulis kepada siapa, tempat atau tanggal yang tercantum, serta lokasi penyimpanan dokumen asli. Pisahkan catatan dari gambar agar penjelasan Anda dapat dibedakan dari dokumen.

Jika nama sulit dibaca atau tanggal tidak ada, nyatakan hal itu. Misalnya, tulis “pengirim belum pasti” alih-alih mengubah dugaan menjadi fakta. Jika kerabat membantu mengenali seseorang, catat siapa yang memberikan informasi itu. Ini merupakan saran editorial untuk memisahkan penafsiran belakangan dari isi yang terlihat pada halaman.

Buka folder seolah baru pertama kali melihatnya. Bisakah Anda mengetahui amplop mana yang terkait dengan surat dan menemukan catatan konteks? Perjelas pasangan yang meragukan sebelum memulai kelompok berikutnya. Simpan dokumen kertas asli setelah memindai, sesuai saran Arsip Nasional. Hasil pindai adalah cara tambahan untuk membaca surat.