स्कैन की गई फ़ाइलों के नाम ऐसे रखें कि वे बाद में मिल जाएँ

सोचिए कि अगले महीने आपको यह स्कैन ढूँढना है। क्या आप पाठ्यक्रम का विषय, उपकरण का नाम या कार्यक्रम का नाम लिखेंगे? वही संकेत फ़ाइल के नाम में रखें। मिट्टी के बर्तनों की एक काल्पनिक कार्यशाला के लिए scan_0042.pdf की जगह pottery_glazing_notes.pdf रख सकते हैं। ऐसे शब्द चुनें जो स्कैन करने का समय भूल जाने पर भी समझ आएँ।

यदि दस्तावेज़ की तारीख ज़रूरी है, तो 20261012_pottery_glazing_notes.pdf जैसा एक निश्चित तरीका अपनाएँ। यहाँ अंक काल्पनिक दस्तावेज़ पर लिखी 12 अक्टूबर 2026 की तारीख हैं, स्कैन करने की तारीख नहीं। तारीख न मालूम हो तो अनुमान लगाने के बजाय छोड़ दें। नाम बदलते समय .pdf या .jpg एक्सटेंशन बनाए रखें; नया नाम फ़ाइल का प्रारूप नहीं बदलता।

अलग-अलग चित्रों के रूप में सहेजे गए पन्नों के लिए एक जैसा मूल नाम और क्रमांक रखें: pottery_glazing_01.jpg, pottery_glazing_02.jpg और pottery_glazing_03.jpg। संशोधित दस्तावेज़ का नाम pottery_glazing_notes_v02.pdf रख सकते हैं। पन्ने का नंबर और संस्करण का नंबर अलग बातें बताते हैं। पुरानी प्रति बदलने से पहले फ़ाइलें खोलकर उनका क्रम और सामग्री जाँचें।

अपने सामान्य फ़ाइल मैनेजर या स्टोरेज ऐप में पाँच संबंधित फ़ाइलों के नाम बदलें, फिर प्रीव्यू बंद कर दें। क्या केवल नाम देखकर सही दस्तावेज़ चुन सकते हैं? यदि दो नाम एक जैसे लगें, तो विषय या दस्तावेज़ का प्रकार जोड़ें। फ़ोल्डर में एक छोटा नोट रखकर नाम का तरीका लिख लें और अगले समूह पर भी अपनाएँ। पूरे संग्रह के नाम एक साथ बदलना ज़रूरी नहीं है।