स्कैन किए गए पत्रों के साथ उनका संदर्भ भी रखें

एक पत्र और उसके लिफ़ाफ़े से शुरुआत करें। स्मिथसोनियन राष्ट्रीय डाक संग्रहालय इन्हें साथ रखने की सलाह देता है। डिजिटल समूह के लिए पत्र के पन्नों और लिफ़ाफ़े के उन हिस्सों की तस्वीर लें जिन पर जानकारी हो, फिर फ़ाइलें एक ही फ़ोल्डर में रखें। जो कागज़ आसानी से न खुले, उसे ज़बरदस्ती न खोलें।

अमेरिका का राष्ट्रीय अभिलेखागार डिजिटल फ़ाइलों के साथ कौन, क्या, कहाँ और कब की जानकारी दर्ज करने की सलाह देता है। स्कैन के पास एक छोटा टेक्स्ट नोट बनाएँ: किसने किसे लिखा, कौन-सी जगह या तारीख दी गई है और मूल दस्तावेज़ कहाँ रखे हैं। नोट को तस्वीरों से अलग रखें ताकि आपकी व्याख्या और दस्तावेज़ में अंतर स्पष्ट रहे।

अगर कोई नाम पढ़ना मुश्किल है या तारीख नहीं है, तो यह लिख दें। उदाहरण के लिए, अनुमान को तथ्य बनाने के बजाय “प्रेषक निश्चित नहीं” लिखें। अगर कोई रिश्तेदार किसी व्यक्ति की पहचान बताता है, तो यह भी दर्ज करें कि जानकारी किसने दी। यह बाद की व्याख्या को पन्ने पर दिखने वाली बातों से अलग रखने का संपादकीय सुझाव है।

फ़ोल्डर ऐसे खोलें मानो उसे पहली बार देख रहे हों। क्या आप समझ सकते हैं कि कौन-सा लिफ़ाफ़ा पत्र का है और संदर्भ नोट ढूँढ़ सकते हैं? अगले समूह पर जाने से पहले संदिग्ध जोड़ियाँ स्पष्ट करें। राष्ट्रीय अभिलेखागार की सलाह के अनुसार स्कैन करने के बाद भी मूल कागज़ रखें। स्कैन पत्र पढ़ने का एक अतिरिक्त तरीका है।