संपादन से पहले शुरुआती स्कैन सुरक्षित रखें

काटने या नोट जोड़ने से पहले पूरे पन्ने वाला स्कैन सहेजें। सहेजी गई फ़ाइल खोलकर किनारे और छोटे अक्षर जाँचें। यहाँ “शुरुआती स्कैन” का मतलब यह आधार फ़ाइल है, काग़ज़ी मूल दस्तावेज़ नहीं। इससे यह गारंटी भी नहीं मिलती कि स्कैनिंग ऐप ने कोई बदलाव नहीं किया है।

संपादन से पहले फ़ाइल की कॉपी बनाएँ। शुरुआती फ़ाइलों और काम की कॉपियों के लिए स्पष्ट नाम वाले दो फ़ोल्डर रखें, या कॉपी के नाम में संस्करण का संकेत जोड़ें। बदलाव सहेजने से पहले जाँचें कि कौन-सी फ़ाइल खुली है। यह फ़ाइलें व्यवस्थित रखने का सुझाव है, किसी ऐप की बदलाव वापस लेने या संस्करण इतिहास की सुविधा का दावा नहीं।

कॉपी पर काटने या नोट जोड़ने का काम करें। फिर उसे शुरुआती स्कैन के साथ खोलें: कहीं हाशिये का नोट कट तो नहीं गया या कोई विवरण छिप तो नहीं गया? दूसरा संस्करण चाहिए तो सहेजी हुई शुरुआती फ़ाइल पर लौटें। बड़े बदलावों का छोटा-सा नोट रखें ताकि संस्करणों का अंतर समझा सकें।

काम की कॉपी एक खास उद्देश्य के लिए है; शुरुआती स्कैन संदर्भ के लिए रहता है। डिजिटलीकरण के बाद अमेरिकी राष्ट्रीय अभिलेखागार की सलाह के अनुसार काग़ज़ी दस्तावेज़ भी रखें। आगे बढ़ने से पहले सुनिश्चित करें कि दोनों डिजिटल संस्करण बिना भ्रम के ढूँढ़ और खोल सकते हैं।