Garder le contexte des lettres numérisées

Commencez par une lettre et son enveloppe. Le Musée national de la poste du Smithsonian recommande de les conserver ensemble. Pour votre ensemble numérique, capturez les pages de la lettre et les faces de l’enveloppe portant des informations, puis rangez les fichiers dans le même dossier. Ne forcez pas un papier qui résiste à l’ouverture.

Les Archives nationales des États-Unis recommandent de renseigner qui, quoi, où et quand avec les fichiers numériques. Créez une courte note de texte à côté des scans : qui écrit à qui, le lieu ou la date indiqués et l’emplacement des originaux. Gardez cette note séparée des images pour distinguer votre explication du document.

Si un nom est difficile à lire ou si une date manque, indiquez-le. Écrivez par exemple « expéditeur incertain » plutôt que de transformer une supposition en fait. Si un proche identifie une personne, notez qui a fourni cette information. Cette suggestion éditoriale permet de séparer les interprétations ultérieures de ce qui est visible sur la page.

Ouvrez le dossier comme si vous le découvriez. Pouvez-vous repérer l’enveloppe correspondant à la lettre et trouver la note de contexte ? Clarifiez les associations incertaines avant de commencer un autre ensemble. Conservez les originaux papier après la numérisation, comme le conseillent les Archives nationales. Le scan est un moyen supplémentaire de consulter la lettre.