فایل‌های اسکن‌شده را طوری نام‌گذاری کنید که بعداً پیدا شوند

تصور کنید ماه آینده دنبال این اسکن هستید. موضوع کلاس، نام وسیله یا نام رویداد را جست‌وجو می‌کنید؟ همان نشانه را در نام فایل بگذارید. برای جزوهٔ فرضی یک کارگاه سفالگری، به‌جای scan_0042.pdf از pottery_glazing_notes.pdf استفاده کنید. واژه‌هایی انتخاب کنید که حتی با فراموش‌کردن زمان اسکن هم معنا داشته باشند.

اگر تاریخ سند مهم است، الگوی ثابتی مانند 20261012_pottery_glazing_notes.pdf به کار ببرید. ارقام این مثال به ۱۲ اکتبر ۲۰۲۶ میلادی، تاریخ درج‌شده روی جزوهٔ فرضی، اشاره دارند؛ نه روز اسکن. اگر تاریخ را نمی‌دانید، به‌جای حدس‌زدن آن را حذف کنید. هنگام تغییر نام، پسوند .pdf یا .jpg را نگه دارید؛ نام جدید قالب فایل را تبدیل نمی‌کند.

برای صفحاتی که به‌صورت تصویرهای جداگانه ذخیره شده‌اند، نام پایهٔ یکسان و شماره‌های پیاپی بگذارید: pottery_glazing_01.jpg، pottery_glazing_02.jpg و pottery_glazing_03.jpg. برای سند اصلاح‌شده می‌توانید از pottery_glazing_notes_v02.pdf استفاده کنید. شمارهٔ صفحه و شمارهٔ نسخه دو معنای متفاوت دارند. پیش از جایگزین‌کردن نسخهٔ قبلی، فایل‌ها را باز کنید و ترتیب و محتوا را بررسی کنید.

نام پنج فایل مرتبط را در مدیر فایل یا برنامهٔ ذخیره‌سازی همیشگی‌تان تغییر دهید و پیش‌نمایش‌ها را ببندید. آیا فقط با دیدن نام می‌توانید سند درست را انتخاب کنید؟ اگر دو نام شبیه‌اند، موضوع یا نوع سند را اضافه کنید. الگو را در یادداشت کوتاهی داخل پوشه بنویسید و برای گروه بعدی هم به کار ببرید. لازم نیست کل آرشیو را یک‌باره تغییر نام دهید.