زمینهٔ نامه‌ها را همراه نسخهٔ اسکن‌شده نگه دارید

از یک نامه و پاکت آن شروع کنید. موزهٔ ملی پست اسمیتسونین توصیه می‌کند این دو را کنار هم نگه دارید. برای مجموعهٔ دیجیتال، از صفحه‌های نامه و سمت‌هایی از پاکت که اطلاعات دارند تصویر بگیرید و فایل‌ها را در یک پوشه بگذارید. کاغذی را که به‌راحتی باز نمی‌شود به زور باز نکنید.

آرشیو ملی آمریکا توصیه می‌کند اطلاعات چه کسی، چه چیزی، کجا و چه زمانی را همراه فایل‌های دیجیتال ثبت کنید. کنار اسکن‌ها یادداشت متنی کوتاهی بسازید: چه کسی به چه کسی نوشته، چه مکان یا تاریخی درج شده و اصل مدارک کجا نگهداری می‌شود. یادداشت را از تصاویر جدا نگه دارید تا توضیح شما از خود سند قابل تشخیص باشد.

اگر نامی به‌سختی خوانده می‌شود یا تاریخی وجود ندارد، همین را بنویسید. مثلاً به‌جای تبدیل حدس به واقعیت، بنویسید «فرستنده نامشخص است». اگر یکی از بستگان هویت فردی را مشخص کرد، ثبت کنید چه کسی این اطلاعات را داده است. این پیشنهادی ویراستاری برای جدا کردن برداشت‌های بعدی از آن چیزی است که روی صفحه دیده می‌شود.

پوشه را طوری باز کنید که انگار اولین بار است آن را می‌بینید. آیا می‌توانید بفهمید کدام پاکت مربوط به نامه است و یادداشت زمینه را پیدا کنید؟ پیش از شروع مجموعهٔ بعدی، ارتباط‌های مبهم را روشن کنید. همان‌طور که آرشیو ملی توصیه می‌کند، پس از اسکن هم اصل‌های کاغذی را نگه دارید. اسکن راهی دیگر برای مطالعهٔ نامه است.