پیش از ویرایش، یک اسکن اولیه نگه دارید

پیش از برش یا افزودن یادداشت، اسکنی از تمام صفحه ذخیره کنید. فایل ذخیره‌شده را باز کنید و لبه‌ها و نوشته‌های ریز را بررسی کنید. منظور از «اسکن اولیه» در اینجا همین فایل مبناست، نه سند کاغذی یا تضمینی مبنی بر اینکه برنامهٔ اسکن هیچ تنظیمی انجام نداده است.

پیش از ویرایش، از فایل کپی بگیرید. برای فایل‌های اولیه و نسخه‌های کاری دو پوشه با نام‌های روشن بسازید یا به نام کپی، نشانهٔ نسخه اضافه کنید. پیش از ذخیرهٔ تغییرات، بررسی کنید کدام فایل باز است. این یک روش پیشنهادی برای نظم دادن به فایل‌هاست، نه ادعایی دربارهٔ قابلیت واگرد یا تاریخچهٔ نسخه‌ها در یک برنامه.

برش یا حاشیه‌نویسی را روی کپی امتحان کنید. سپس آن را کنار اسکن اولیه باز کنید: آیا یادداشت حاشیه را بریده‌اید یا جزئیاتی را پوشانده‌اید؟ اگر نسخهٔ دیگری لازم دارید، به فایل اولیهٔ ذخیره‌شده برگردید. تغییرات مهم را کوتاه یادداشت کنید تا بتوانید تفاوت نسخه‌ها را توضیح دهید.

نسخهٔ کاری برای هدف مشخصی است؛ اسکن اولیه مرجع شما می‌ماند. سند کاغذی را نیز نگه دارید، همان‌طور که آرشیو ملی آمریکا پس از دیجیتال‌سازی توصیه می‌کند. پیش از ادامه، مطمئن شوید هر دو نسخهٔ دیجیتال را بدون اشتباه گرفتن با هم پیدا و باز می‌کنید.