یک اسکن را برای نگهداری انتخاب کنید
سندی را انتخاب کنید که از دست دادنش برایتان مهم باشد، مثلاً جزوهٔ یک دوره. فایل مورد استفاده را در جای خود نگه دارید و یک نسخهٔ جدا روی دستگاه ذخیره‌سازی دیگر یا فضای آنلاین دلخواهتان بسازید. کتابخانهٔ کنگرهٔ آمریکا توصیه می‌کند نسخه‌های اسناد را در مکان‌های مختلف نگه دارید و خوانا ماندن آن‌ها را بررسی کنید.
نسخه را از محل ذخیره‌سازی بازیابی کنید
به محل نسخهٔ پشتیبان بروید و سند را در یک پوشهٔ موقت آزمایشی کپی یا دانلود کنید. این فایل بازیابی‌شده را باز کنید، نه فایل اصلی موجود در فهرست فایل‌های اخیر. برای شبیه‌سازی گم شدن فایل، اصل را حذف نکنید. هدف، تمرین پیدا کردن و باز کردن نسخهٔ ذخیره‌شده است.
محتوای فایل بازیابی‌شده را ببینید
اگر فایل PDF است، صفحه‌ها را مرور کنید و تعداد صفحه‌ها و چند جزئیات را با فایل مورد استفاده مقایسه کنید. برای تصاویر، نسخه‌ها را باز و محتوایشان را بررسی کنید. موفقیت در بررسی نمونه‌ای فقط دربارهٔ فایل‌های بررسی‌شده است؛ ثابت نمی‌کند که همهٔ فایل‌های آرشیو سالم‌اند.
روالی قابل تکرار یادداشت کنید
محل نسخهٔ پشتیبان، فایل آزمایش‌شده و درست باز شدن آن را یادداشت کنید. طبق توصیهٔ کتابخانهٔ کنگره، یادآوری بگذارید تا دست‌کم سالی یک بار بررسی را تکرار کنید. اگر نسخه‌ای باز نشد، فایل مورد استفاده را نگه دارید و پیش از جایگزین کردن هر چیزی علت را بررسی کنید.