احتفظ بسياق الرسائل مع نسخها الممسوحة

ابدأ برسالة واحدة وظرفها. يوصي المتحف الوطني للبريد التابع لمؤسسة سميثسونيان بالاحتفاظ بهما معًا. لإنشاء المجموعة الرقمية، صوّر صفحات الرسالة وأوجه الظرف التي تحمل معلومات، ثم ضع الملفات في المجلد نفسه. لا تفتح الورق بالقوة إذا كان يقاوم الفتح.

توصي إدارة الأرشيف الوطني الأمريكية بتسجيل من وماذا وأين ومتى مع الملفات الرقمية. أنشئ ملاحظة نصية قصيرة بجانب النسخ الممسوحة: من كتب لمن، وأي مكان أو تاريخ مذكور، وأين تُحفظ الأصول. افصل الملاحظة عن الصور لتمييز شرحك عن الوثيقة نفسها.

إذا كان اسم ما صعب القراءة أو كان التاريخ غائبًا، فاذكر ذلك. اكتب مثلًا «المرسل غير مؤكد» بدلًا من تحويل تخمين إلى حقيقة. وإذا ساعد أحد الأقارب في تحديد هوية شخص، فسجّل من قدّم المعلومة. هذا اقتراح تحريري لفصل التفسير اللاحق عما يظهر على الصفحة.

افتح المجلد كما لو أنك تراه للمرة الأولى. هل يمكنك معرفة الظرف الذي يخص الرسالة والعثور على ملاحظة السياق؟ وضّح الروابط الملتبسة قبل بدء مجموعة أخرى. احتفظ بالأصول الورقية بعد المسح، كما تنصح إدارة الأرشيف الوطني. النسخة الممسوحة وسيلة إضافية للاطلاع على الرسالة.